Genehmigungsverfahren/Parametrierung

Um ein Genehmigungsverfahren in Alex verwenden zu können, müssen zuerst einige Einstellungen vorgenommen werden.

Zur Funktionsbeschreibung

Systemeinstellungen

Für die Genehmigungsprozesse muss für die Planungscodes die neue Logik (siehe auch: Planungscodes in Verbindung mit Zeiterfassung) verwendet werden:

Dazu muss unter Systemeinstellungen unter "Zeiterfassung/Stempeluhr" folgendes eingestellt werden:

• "Echtzeit für Stempelverarbeitung ignorieren" - > N E I N
• "PlanSymbol Nachverarbeitung und Umschlüsselung aktiv" - > J A

Bitte beachten: Die Parameter auf System nicht einfach umstellen, es muss hierzu in einer RegDB geprüft werden, was sich verändert, welche Planungscodes umgestellt werden müssen.

Anlage des Genehmigungsverfahrens

Über den Navigatorpunkt "Genehmigungsverfahren" muss das Verfahren erstmals angelegt werden.

Allgemein

Genehmigungsverfahren

• Als "Bezeichnung" ist der gewünschte Name für das Genehmigungsverfahren zu erfassen.
• Die Planungscodes sind ebenfalls anzulegen. Es kann bei allen drei Planungscodes die selbe Abrechnung und das gleiche Zeitkonto hinterlegt werden.
  • Wichtig: Der Planungscode für "genehmigt" darf NIE am Bereich zugewiesen werden! Dieser muss immer aus dem Genehmigungsverfahren heraus eingetragen werden
• Bei "Planungscode "Eintragen" für direktes Genehmigen" kann ein Planungscode hinterlegt werden, welcher nach eintragen und speichern, ohne Genehmigungsverfahren direkt in den genehmigten Planungscode umgewandelt wird.
• Bei "Planungscode für Markierung von Fehlern, die durch Genehmigung entstehen" kann ein Planungscode hinterlegt werden, welcher für die Bestätigung des Tagesfehlers herangezogen werden soll.
  • Beispiel Überstunden-Anträge:
    • Der Mitarbeiter beantragt eine Überstunde. Wird diese genehmigt, so entsteht ein Tagesfehler. Dieser müsste dann nochmals vom Bearbeiter händisch mit einem anderen Planungscode hinterlegt werden.
    • Wird hier der Planungscode hinterlegt, so wird der durch die Genehmigung entstandene Fehler sofort mit dem jeweils definierten Planungscode hinterlegt
    • Bit Factory interne Information: Konkreter Beispielfall siehe Issue #2233
• Bei "Planungscode Genehmigt Ersatz" werden jene Planungscodes hinterlegt, welche den genehmigten Planungscode ersetzen dürfen, ohne zuvor den Planungscode storniert zu haben.
  • Diese hier hinterlegten Planungscodes sind beim Punkt "Ändern" im Genehmigungsverfahren sichtbar
• Bei "Planungscode Stornierung beantragen" wird der Planungscode für einen Stornoantrag hinterlegt - siehe Stornoantrag bei Genehmigungsverfahren
  • Wichtig: Der Planungscode für "Stornoantrag" darf NIE am Bereich zugewiesen werden! Dieser muss immer aus dem Genehmigungsverfahren heraus eingetragen werden
• Bei "Einträge übers Wochenende zusammenfassen" kann ausgewählt werden, ob zb Urlaube, die sich von Freitag bis Montag strecken, jedoch an Samstag und Sonntag nicht eingetragen sind, zusammengefasst werden sollen.
• "Nummer verstecken": Wird keine laufende Nummer bei den Anträgen benötigt, so sollte dieser Parameter auf JA gesetzt werden. Verhindert das gegenseitige Sperren bei gleichzeitigem Beantragen. (Default = JA bei Neuanlage ab Version 2022.20)

• "Urlaubschein für 'Eingetragen'" muss dann auf JA gesetzt werden, wenn am System die Einstellung "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt wurde und man aber trotzdem Antragsscheine drucken möchte für beantragte Planungscodes.
• "Letzten Dienst in Zeitbereich anzeigen": auf JA gesetzt wird im Genehmigungsfenster der Dienst angezeigt der am letzten Tag des beantragten Zeitbereichs eingetragen ist.
• "Bestätigung für 'Genehmigt' anzeigen":
  • Erstellt einen neuen Button "Bestätigen", mit dem im Genehmigungsfenster bereits genehmigte Anträge farblich markiert und sortiert werden können.
    • Die Berechtigung zum Bestätigen ist ident mit der Berechtigung zum Genehmigen der Anträge
  • Erstellt neue Einträge im Kontextmenü, zur Dokumentation von Erinnerungen bzw. zum Versenden von Erinnerung per E-Mail, siehe Erinnerung
  • Erstellt neue Einträge im Kontextmenü, zur Erfassungeines Freitextes, siehe Text erfassen
• "Beschäftigt 'von' anzeigen" auf JA gesetzt wird im Genehmigungsfenster das Eintrittsdatum des jeweilgen Mitarbeiters als zusätzliche Information angezeigt.
• "'Stornierung' im Zeitbereich anzeigen" auf JA gesetzt werden im Genehmigungsfenster etwaige zuvor stornierte Planungscodes angezeigt.
• "Eintrag auf Monate aufteilen" auf JA gesetzt werden teilt die Anträge beim Genehmigen auf die einzelnen Monate auf.
• "Zeitbereich erweitern mit Sonderabrechnung"
• Gründe für 'Nicht genehmigen': Hier können Begründungen fürs Nicht genehmigen hinterlegt werden

Konten

• Für den Andruck am Antragsschein müssen je Genehmigungsverfahren die Zeitkonten für Stunden und Tage hinterlegt werden.
• Auch bei den 3 Planungscodes selbst müssen unter "Antragsformular" die richtigen Konten eingestellt sein.

Berechtigungen / Benutzer

Siehe Berechtigungseinstellungen für Genehmigungsverfahren

Genehmigergruppen

Es ist möglich, Genehmigergruppen einzurichten. In diesem Fall bekommt ein Benutzer nicht das Recht, die gesamte Planungseinheit zu genehmigen, sondern nur für eine Gruppe davon.

Als erstes muss in den Systemeinstellungen folgende Einstellung (Kategorie Genehmigungsverfahren) getroffen werden - erst nach einem Neustart sieht man dann die Genehmigergruppe im Personalstamm. Die Genehmigergruppe kann auch auf der Planungseinheit hinterlegt werden:

Anschließend müssen die Genehmigergruppen angelegt werden:

In der Liste für die e-mail Benachrichtigung müssen nur dann Benutzer (es können auch mehrere sein) hinterlegt werden, falls eine e-mail-Benachrichtigung gewünscht ist.

In diesem Fall muss dann bei der Planungseinheit unter Intelligenter Dienstplan kein Benutzer hinterlegt werden.

Es darf auch zu keiner Vermischung in einem System kommen, entweder man arbeitet mit Genehmigern pro Planungseinheit ODER mit Genehmigern je Gruppe!

Genehmigergruppen und Berechtigungen

Beschreibung der Berechtigungsdefinition siehe Berechtigungseinstellungen für Genehmigungsverfahren

Mehrere Genehmigergruppen

Wird ein Personal von mehreren Genehmigern bearbeitet, welche unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche haben, dann kann es mehreren Genehmigergruppen zugewiesen werden.

- Genehmigergruppe: Hier kann eine beliebige Genehmigergruppe hinterlegt werden. Verwendung bei nur einer Genehmigergruppe pro Personal

- Genehmigergruppe (Plan): Hinterlegung unter Planungseinheit/Genehmigungsverfahren (Vererbung für ausgewählten Plan)

- Genehmigergruppe (Bereich): Hinterlegung unter Bereich/Genehmigungsverfahren (Vererbung für ausgewählten Bereich)

- Genehmigergruppe (System): Hinterlegung unter Systemeinstellungen/Genehmigungsverfahren (Vererbung für gesamtes System)

Die Unterscheidung wer welche Planungscodes bearbeiten darf, wird weiterhin über die Zuteilung der Berechtigungen auf die jeweilige Genehmigergruppe vorgenommen.

Beispiel: MA XY wird von 3 Genehmigern bearbeitet, dann sieht sein Personalstamm/Genehmigergruppen so aus:

- Genehmiger 1 bearbeitet den Urlaub für alle Mitarbeiter --> Genehmigergruppe (System) = G1
- Genehmiger 2 bearbeitet den Zeitausgleich für alle Mitarbeiter des Bereichs "Ärzte" --> Genehmigergruppe (Bereich) = G2
- Genehmiger 3 bearbeitet die Überstunden für alle Mitarbeiter des Plans "Chirurgie" --> Genehmigergruppe (Plan) = G3

Anmerkung: die Bezeichnung System/Bereich/Plan wurde so gewählt, um hier eine klare Struktur vorzuschlagen. Es könnte natürlich Anwendungsfälle geben, wo man mehrere Genehmigergruppen nicht vom System/Bereich/Plan vererbt, sondern beim Mitarbeiter direkt hinterlegt aber eben auch mehrere unterschiedliche Genehmigergruppen hat mit unterschiedlichen Mitarbeitern in diesen Gruppen. Prinzipiell geht es nur darum, dass ein Mitarbeiter in mehreren Gruppen zugehörig sein kann.

Genehmigergruppenplan

Ein Genehmigergruppenplan ist ein eigener Plan, auf welchem nur jene Mitarbeiter angezeigt werden, welche die gleiche Genehmigergruppe haben.

Der Aufruf erfolgt über den Navigator: Genehmigergruppenplan. Das Suchfenster funktioniert wie die Monatsplansuche: Von-Datum auswählen und "Ausführen".

Antragsformular unterdrücken

Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:

• Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.

Planungscodes

Es müssen eigene Planungscodes angelegt werden:

• Planungscode für beantragt
• Planungscode für direktes genehmigen
• Planungscode für genehmigt

Wichtig bei der Anlage der Planungscodes ist, dass die jeweiligen Leseberechtigungen vergeben werden. So darf z.B: der Planungscode für direktes genehmigen nur den Benutzern freigegeben sein, die diesen auch verwenden dürfen.

WICHTIG: Der "Planungscode für genehmigt" sowie der Planungscode für den Stornoantrag dürfen NIE am Bereich zugeteilt werden, da diese nur über das Genehmigungverfahren eingetragen werden dürfen und NIE Manuell!

Wird ein DIREKTES GENEHMIGEN gewünscht, so muss der entsprechende Planungscode angelegt werden.

Genehmigungsverfahren und elektronische Zeiterfassung

Wird das Genehmigungsverfahren in Kombination mit elektronischer Zeiterfassung verwendet so ist sehr wichtig, dass folgende Parameter gesetzt werden:

• bei genehmigten ANWESEND Planungscodes (z,B. Überstunden): der Parameter "Für Anwesenheit behalten"
• bei genehmigten ABWESEND Planungscodes (z,B. Zeitausgleich): der Parameter "Für Abwesenheit behalten"

Stornoantrag

Für den Fall, dass bereits genehmigte Stunden wieder storniert werden sollen, kann ein eigener Stornoantrag erstellt werden.

Genehmiger Dashboard

Für das Genehmiger Dashboard muss in den Systemeinstellungen / Genehmgigungsverfahren der Parameter "Genehmigungsverfahren in Systemmenü?" auf JA gesetzt werden.

Anschließend ist ab dem nächsten Einstieg in der Menüleiste der grüne Pfeil für das Genehmigungs-Dashboard zur Verfügung.

Genehmigungsfenster als Suchergebnis darstellen

Die Ansicht des Genehmigungsfenster kann auf eine Suche umgestellt werden, siehe hier: Genehmigungsfenster als Suche darstellen.

Dazu kann der Parameter "Als Suchergebnis anzeigen" in den Systemeinstellungen / Genehmigungsverfahren oder auf den einzelnen Genehmigungsverfahren-Gruppen aktiviert werden.

Achtung: Die Standard Genehmigungsverfahren-Gruppe kann nicht bearbeitet werden

Info: Nach Aktivierung ist kein Neustart erforderlich.

Behandlung Poolmitarbeiter

Grundsätzlich sind im Genehmigungsverfahren nur die stammzugeteilten Mitarbeiter der Planungseinheit sichtbar.

Sollen auf einer Planungseinheit auch die poolzugeteilten Mitarbeiter im Genehmigungsverfahren sichtbar sein, dann kann auf der Planungseinheit der Parameter "Genehmigungsverfahren auch mit Poolzuteilungen" (Reiter "Genehmigungsverfahren") gesetzt werden.

Ist der Parameter gesetzt, so sind die Mitarbeiter sichtbar, und eventuell auch bearbeitbar, wenn die Berechtigungen dementsprechend vergeben sind!

Ein direktes Genehmigen von Poolmitarbeitern ohne entsprechende Berechtigungen auf dem Stammplan kann auch ermöglicht werden, siehe dazu: Direktes Genehmigen für Poolmitarbeiter

Anwendungsfall: eigene Urlaubspläne, auf die die Mitarbeiter von mehreren Planungseinheiten poolzugeteilt sind.

Wird mit Genehmigergruppen gearbeitet, so sind im Genehmigungsverfahren immer nur die Mitarbeiter der eigenen Genehmigergruppe auch sichtbar - egal ob Poolzugeteilt oder Stammzugeteilt!

E-Mail-Versand für den Genehmiger

Damit der Genehmiger eine E-Mail bekommt, sind die Einstellungen vom Intelligenten Dienstplan zusätzlich zu treffen.

Genehmigungsverfahren-Gruppe

Zur separaten Darstellung und Verwaltung von einzelnen Genehmigungsverfahren können Genehmigungsverfahren-Gruppen angelegt werden. Damit Genehmigungsverfahren-Gruppen verwendet werden können, muss dies in den Systemeinstellungen zuvor aktiviert werden.

Aktivierung Genehmigungsverfahren-Gruppe

Die Gruppe "Genehmigungsverfahren" ist standardmäßig angelegt und nicht bearbeitbar!

Weitere Genehmigungsverfahren-Gruppen können über den Navigator angelegt werden, wie z. B. die Gruppe Krankenstandsverwaltung

Navigatorpunkt Genehmigungsverfahren-Gruppe

Bei der Anlage einer neuen Gruppe muss eine Bezeichnung vergeben werden. Alle weiteren Bezeichnungen für die Listen und Buttons im Genehmigungsfenster sind frei wählbar.

Als Beispiel wurde hier die Liste für genehmigte Anträge und der Genehmigen-Button umbenannt auf "Geprüft":

Anlage Genehmigungsverfahren-Gruppe

Weiters können pro Genehmigungsverfahren-Gruppe verschiedenste Sachen, mittels den jeweilgen Parametern, ausgeblendet werden. Siehe dazu: Genehmigungsverfahren-Gruppe: In Übersicht verstecken sowie: Genehmigungsverfahren-Gruppe: Seitenmenü und Stornieren verstecken

Jedes Genehmigungsverfahren ist standardmäßig der Gruppe "Genehmigungsverfahren" zugeordnet.

Genehmigungsverfahren können je nach Bedarf einer eigens angelegten Genehmigungsverfahren-Gruppe zugewiesen werden:

Zuweisung Genehmigungsverfahren-Gruppe

Für jede Genehmigungsverfahren-Gruppe besteht die Möglichkeit, eine spezielle Tagesmarkierung einzustellen. Dieser Parameter löst eine farblich unterschiedliche Darstellung je nach Tagesdauer des zu bearbeitenden Prozessdetails aus: beispielsweise können Krankenstände ab 4 Tagen farblich hervorgehoben werden.

Anlage Markierung ab X Tagen

Diese Grenze kann allgemein (auf System, Bereich) aber auch individuell (pro Planungseinheit und Personal) hinterlegt werden.

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung