Aufgabenplanung in Sozialbetrieben

Aufgabenplanung in Sozialbetrieben

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Dieses Praxisbeispiel zeigt die Anwendungsmöglichkeiten für den Betrieb folgender Organisationsformen:

Sozialwirtschaftliche Dienstleistungen für Menschen mit Behinderung
Sozialtherapeutische Lebens- und Arbeitsgemeinschaften
Psychosoziale Gesundheitszentren

Zentrale Anforderungen

Im Rahmen der Arbeitszeit der Mitarbeiter muss darauf geachtet werden, dass

spezielle Arbeitsplätze (Tagesstätte, Wohnbereich, Wohnassistenz)
ausreichend besetzt sind

Folgende Fragen ergeben sich für die beteiligten Personen
Vorgesetzte	Mitarbeiter
Wer ist wann in der Tagesstätte eingeteilt? Sind alle externen Klienten ausreichend betreut? Sind morgens 2 Personen ab 5:00 für Vorbereitungsarbeiten im Dienst? Im Wohnbereich sind von 10:00 - 12:00 Uhr zu viele Mitarbeiter eingeteilt. In der Tagesstätte fehlt jedoch eine Person von 10:00 - 12:00 Uhr. Wer hat Zeit, diese Arbeit zu verrichten?	Wann bin ich im Dienst? Welche Aufgabe habe ich zu erledigen? Welcher Kollege ist mit mir zur selben Zeit eingeteilt?

Und dann möchte man noch weiterführende Hilfestellungen haben:

Unterstützung bei der externen Klientenverwaltung
Rechnungslegung

Die Alex^®-Aufgabenplanung beantwortet diese Fragen - im Folgenden finden Sie ein paar konkrete Beispiele.

Übersichtliche Darstellung der Planung

Aufgaben können den Mitarbeitern bereits im Wochenzeitmodell hinterlegt werden.

Durch die Verwendung der Funktion Vorlagedienste gibt es auch kein Chaos mit unzähligen Dienstkürzeln!

Betrachtet man den Dienstplan mit der Option "Tagesansicht", so sieht man schnell auf einen Blick, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit im Wohnbereich, in der Tagesstätte oder bei einem externen Klienten ist.

Aufgabenübersicht

Tagesansicht

Besetzungsübersicht

Für jede Aufgabe wird definiert, wie viele Personen zu welcher Uhrzeit notwendig sind.

Somit ist es möglich, auf einen Blick Überbesetzungen / Unterbesetzungen oder auch die Summe der Stunden anzuzeigen.

Ersatzvorschlag bei Unterbesetzung

Gibt es für einen bestimmten Zeitraum Unterbesetzungen, kann Alex^® geeignete Vorschläge ermitteln.

Beispiel: 

Der Arbeitsplatz "Tagesstätte" ist von 12:00 bis 13:00 Uhr unterbesetzt.
Es wird nach einem Ersatz gesucht.
Die Mitarbeiterin Isolde Imker wird als Kandidatin ausgewiesen und durch den Hinweis "WH +1" wird angezeigt, dass die Aufgabe WH (Wohnheim) ohnehin mit 1 Person überbesetzt ist.
In der Gruppe 3 werden noch Berta Berger, Daniel Dachs und Hannes Huber als Vorschläge angezeigt, diese 3 Mitarbeiter haben alle zur gesuchten Zeit keinen Dienst eingetragen. 
Bei Berta Berger ist ersichtlich, dass sie von 13:00 - 20:00 Uhr einen Dienst eingetragen hat.
Isolde Imker wird aus diesem Vorschlag ausgewählt. Nach Übernahme aus dem Ersatzvorschlag wird für die Zeit von 12:00 bis 13:00 Uhr der Arbeitsplatz "Tagesstätte" angezeigt.

Anzeige von Unterbesetzungen darstellen

Die verfügbaren Mitarbeiter werden angezeigt: es ist ersichtlich

wie der Mitarbeiter eingesetzt ist und
welche Aufgaben bereits zugeteilt sind.

Somit kann auch festgestellt werden, ob für den gewünschten Mitarbeiter im Falle einer Übernahme der gewünschten Aufgabe eine Unterbesetzung seiner aktuell zugeordneten Aufgabe entsteht.

Ersatzvorschlag anzeigen

Wählt man einen Vorschlag aus, wird die Aufgabe automatisch beim Mitarbeiter hinterlegt:

Ersatzvorschlag akzeptiert

Klientenverwaltung

Es gibt die Möglichkeit, alle Klienten der Wohnassistenz übersichtlich auf einem eigenen Plan zu sehen.

Klientenübersicht

Rechnungslegung

Bei Bedarf bietet Alex^® die Möglichkeit, mit nur einem weiteren Knopfdruck eine Rechnung für jeden Klienten zu legen:

Rechnungslegung

Kleiner Tipp: diese Übersicht wird auch gerne verwendet, um den Klienten vorab die Termine für den kommenden Monat übersichtlich in Papierform auszudrucken.