Abschlussbuchungen

Ausgangslage

Ungeklärter Zustand durch: Tagesüberstunden Wochenüberstunden Minus- /Plusstunden aus dem DRZ

Die Abschlussbuchungen sind eine Programmfunktion, die Bearbeitungsschritte zum Beheben ungeklärter Zustände ausführt. Diese Schritte können

• Markierungen von Tages- und Wochenüberstunden mit hinterlegten Planungscodes oder Fehlermarkierungen

sowie

• Umbuchungen für eingestellte Konten

sein.

Mitarbeiter, deren ungeklärter Status anders als im hinterlegten Schema aufgelöst werden soll, sind vor Anstoßen der Abschlussbuchungen zu bearbeiten.

Sind alle ungeklärten Zustände aufgelöst, steht mit Abschluss des Status "IST" der Plan für die Lohnverrechnung bereit.

ACHTUNG:

Nach jedem von den Abschlussbuchungen durchgeführten Arbeitsschritt muss die Situation für den Mitarbeiter neu durchgerechnet werden. Dies kann, wenn viele Markierungen nötig sind, länger dauern. Im WebUI ist es in solchen Fällen zwingend nötig, die Abschlussbuchungen im Hintergrund auszuführen.

Aufruf der Funktion

Funktionsaufruf über die Summenspalten-Überschriften

Diese Funktion kann

• für alle Mitarbeiter aus der Summenüberschrift direkt aufgerufen werden
• für einen einzelnen Mitarbeiter in den Kontowerten angestoßen werden
• im Hintergrund ausgeführt werden
  • Freischalten dieser Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren".
  • in der Summenüberschrift "Für Abschlussbuchungen freigeben" wählen
  • Nach Beendigung der Ausführung wird eine E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet

Abschlussbuchungen im Hintergrund ausführen ermöglichen

"Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar

Funktionsbeschreibung

Steuerdaten Personalstamm

Abgreifen der Steuerdaten

Welche "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwendet werden

• bestimmt zuerst der vererbt setzbare Parameter "Abschlussbuchungen", der am Personal abgegriffen wird.
• Ist in den dort gefundenen Steuerdaten in Abschlussbuchungen für Kalendermonat für das anzuwendende Monat auf andere "Abschlussbuchungs-Steuerdaten" verwiesen, werden diese verwendet.

Abschlussbuchungen für Kalendermonat

Im Dezember werden andere Abschlussbuchungen herangezogen

Durchführung der Abschlussbuchungsschritte in festgelegter "Reihenfolge"

Funktionsweise Buchungs-Typ: Tagesmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Tagesmarkierung

Auf jedem Tag wird entweder

• die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
• werden Tagesfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Tagesmarkierung", am DIENSTENDE markiert.

Tages-Überstunden am Dienstbeginn sind im Ausnahmefall VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.

Sollen generell alle Tagesüberstunden am Beginn markiert werden, ist dies über eine Tagesfehlermarkierung zu steuern. Durch "Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche" ="JA" wird diese Funktion auch auf die Tage der Rumpfwoche des nächsten Monats angewendet.

Funktionsweise Buchungs-Typ: Wochenmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Wochenmarkierung

Für jede Woche wird entweder

• die "Spezielle Fehlermarkierung" angewendet, wenn definiert. Sonst
• werden Wochenfehler-Stunden mit dem, am Personal abgegriffenen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Wochenüberstunden", ab Sonntag 24:00 eingetragen.

Ist "Tages/Wochenfehler für komplette Woche" ="NEIN" wird in der letzten Woche nur ab Ultimo 24:00 markiert.

Fallen im Ausnahmefall die Wochen-Überstunden nicht nach diesem Schema an, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen zu markieren.

Andere Markierungsvarianten sind über eine speziell programmierte Wochenfehlermarkierung umzusetzen.

Funktionsweise Buchungs-Typ: Monatsmarkierung

Steuerdaten Personalstamm für Monatsmarkierung

Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Tage des Monats "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für Monatsmarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

• "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
• "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
• "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"

Funktionsweise Buchungs-Typ: DRZ Fehlermarkierung

Steuerdaten Personalstamm für DRZ-Fehlermarkierung

Für den Wert "Konto für Monatsmarkierung" werden die Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst im Durchrechnungszeitraum "von hinten" mit dem am Personal abgegriffen, vererbt setzbaren, "Planungscode für DRZ Fehlermarkierung" markiert.

Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:

• "D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)"
• "D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)"
• "D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)"

Im Gegensatz zur Methode "Monatsmarkierung" betrachtet die Methode "DRZ Fehlermarkierung" nicht nur den Monat, in dem die Funktion ausgeführt wird, sondern alle vergangenen Monate des Durchrechnungszeitraumes.

PROBLEMATIK: Bei mehrmonatigen DRZ kann es vorkommen, dass Überstundenkandidaten in bereits abgeschlossenen Monaten mit dem Planungscode markiert werden müssen. Daher müssen alle Dienstpläne des DRZ vor Bewertung der Überstunden wieder in den Status IST zurückgesetzt werden. Eventuell kann es durch die Markierung mit dem Planungscode auch zu Änderungen in der Zulagenberechnung der vergangenen Monate kommen!

Mehr Details zur Bewertungsmethode sind hier zu finden: Bewertungsmethode "DRZ-Überstunden markieren"

Funktionsweise Buchungs-Typ: Umbuchung

Steuerdaten Personalstamm für Umbuchungen

Für das ausgewählte Konto wird die eingestellte Konto/Umbuchung immer durchgeführt, außer es ist nur Ende DRZ gewählt.

Der umgebuchte Wert berechnet sich

• im einfachen Fall aus dem Wert des Kontos selbst
  • nur wenn positiv
  • außer Minus umbuchen:, dann nur negative.

• oder es ist ein Umbuchungswert eingestellt. Dann kommt der umgebuchte Wert aus dem
  • Konto Anfall. Das ist ein Konto, welches für den Umbuchungswert relevant ist. Bis zu einem
  • Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren bewerteten
  • Grenzwert
  • Der so ermittelte Umbuchungswert wird dann mit Umbuchungsfaktor (optional) multipliziert.

Steuerdaten Umbuchungswert

Umbuchungswert hinterlegt

Beispiele

Beispiel 1 - Umbuchungen

Ausgangssituation

Der Dienstplan befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da D-Konten (D 100%, D 125%, D 150%) gefüllt sind.

Dieser soll durch Umbuchungen aufgelöst werden, indem alle Stunden bestätigt werden.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Umbuchungen auf den D-Konten stehen noch aus

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen werden folgende Umbuchungen hinterlegt:

• Minus am D 100% bestätigen
• Plus am D 100% bestätigen
• Plus am D 125% bestätigen
• Plus am D 150% bestätigen

Abschlussbuchungen "Alles bestätigen"

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Die D-Konten weisen in der Ist-Zeile keine Werte mehr auf. Die Werte aus den D-Konten wurden in die Saldo-Konten (*S100%, *S125%, *S150%) übertragen.

Dienstplan im geklärten Zustand

Datenbank für Beispiel 1

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 1

Beispiel 2 - Tagesmarkierung

Ausgangssituation

Der Durchrechnungszeitraum ist in diesem Beispiel erst im Juni zu Ende. Deshalb führen die Werte im D 100% zu keinem ungeklärten Zustand.

Der ungeklärte Zustand ergibt sich aus den Tagesüberstunden.

Diese sind ersichtlich durch

• die rote Markierung am Tag unten
• Anzeige von schweren Fehlern in der Namensspalte
• Texte im Meldungsfenster

In diesem Beispiel sollen die Tagesüberstunden nach Lage ausbezahlt werden.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Tagesstundenfehler

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Tagesmarkierung

Abschlussbuchungen Tagesmarkierung

Diese Abschlussbuchungen und der Planungscode für die Tagesmarkierung werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Tagesüberstunden wurden nach Lage ausbezahlt, indem der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" am Ende des Dienstes eingetragen wurde.

Der ursprünglich im Meldungsfenster angezeigte schwere Fehler: nicht bewertete Tagesüberstunden: 1 wird nun nicht mehr angezeigt.

Die 1 Stunde, welche zu dem Tagesüberstunden-Fehler führte, wird jetzt im Konto €150%g angezeigt, da diese Tagesüberstunde zur Gänze an einem Wochentag vor Beginn der Nacht eingetragen wurde und somit mit 50% Zuschlag bewertet wurde.

Dienstplan im geklärten Zustand

Datenbank für Beispiel 2

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 2

Beispiel 3 - Wochenmarkierung

Ausgangssituation

Der Durchrechnungszeitraum ist in diesem Beispiel erst im Juni zu Ende. Deshalb führen die Werte im D 100% zu keinem ungeklärten Zustand.

Der ungeklärte Zustand ergibt sich aus den Wochenüberstunden. Diese sind ersichtlich durch

• die rote Markierung in der Woche oben
• Anzeige von schweren Fehlern in der Namensspalte
• Texte im Meldungsfenster

In diesem Beispiel sollen die Wochenüberstunden mit 200% ausbezahlt werden.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - Wochenüberstundenfehler

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Wochenmarkierung

Abschlussbuchungen Wochenmarkierung

Diese Abschlussbuchungen und der Planungscode für die Wochenmarkierung werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden 200%" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Wochenfehler wurden nach Lage ausbezahlt, indem der Planungscode "Überstunden 200%" am Ende des letzten Dienstes in der Kalenderwoche eingetragen wurde.

Der ursprünglich im Meldungsfenster angezeigte schwere Fehler: nicht bewertete Wochenüberstunden: 4 wird nun nicht mehr angezeigt.

Die 4 Stunden, welche zu dem Wochenüberstunden-Fehler führten, werden jetzt im Konto €200%g angezeigt.

Dienstplan im geklärten Zustand

Datenbank für Beispiel 3

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 3

Beispiel 4 - Monatsmarkierung

Ausgangssituation

Der Plan ist am Ende der Abrechnungsperiode und befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da das Konto D 150% befüllt ist.

Dies ist ersichtlich durch

• die rote Markierung beim Konto D 150%
• Anzeige von einem Hinweis in der Namensspalte
• Text im Meldungsfenster

In diesem Beispiel sollen die letzten Stunden des Monats nach Lage ausbezahlt werden.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - DRZ-Mehrstunden markieren noch offen

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Monatsmarkierung für das Konto D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)

Abschlussbuchungen Monatsmarkierung

Diese Abschlussbuchungen und der Planungscode für die Monatsmarkierung werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Stunden aus dem Konto D 150% wurden nach Lage ausbezahlt, indem der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" am Ende des letzten Dienstes im Monat eingetragen wurde.

Der ursprünglich im Meldungsfenster angezeigte Hinweis: "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150% (D 150%) = 4,00" wird nun nicht mehr angezeigt.

Die 4 Stunden, welche angeführt waren, werden jetzt im Konto € g. angezeigt.

• 3 Stunden fallen in die definierte Nacht (22 - 6 Uhr) und werden mit 200% ausbezahlt, diese sind ersichtlich im Konto € 200%g
• 1 Stunde fällt nicht in die definierte Nacht und wird mit 150% ausbezahlt - ersichtlich im Konto € 150%g

Dienstplan im geklärten Zustand

Datenbank für Beispiel 4

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 4

Beispiel 5 - DRZ Fehlermarkierung

Ausgangssituation

Der Plan ist am Ende der Abrechnungsperiode und befindet sich in einem ungeklärten Zustand, da das Konto D 150% befüllt ist.

Dies ist ersichtlich durch

• die rote Markierung beim Konto D 150%
• Anzeige von einem Hinweis in der Namensspalte
• Text im Meldungsfenster

In diesem Beispiel sollen die letzten Kandidaten des Durchrechnungszeitraumes nach Lage ausbezahlt werden.

Alle Plusstunden zum im Status Planung eingetragenen Dienst gelten als „Kandidaten“. In diesem Beispiel betrifft dies den Dienst am 10.3., es waren 8 h geplant, im Ist sind 12 h eingetragen.

Dienstplan im ungeklärten Zustand - DRZ-Mehrstunden markieren noch offen

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• DRZ-Fehlermarkierung für das Konto D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)

Abschlussbuchungen DRZ-Fehlermarkierung

Diese Abschlussbuchungen und der Planungscode für die DRZ Fehlermarkierung werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen und des notwendigen Planungscodes

Der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" wird wie folgt eingestellt:

Parametrierung Planungscode

Config-File

Diese Bewertungsmethode muss im Config-File explizit freigeschaltet werden:

, "modelPlugins" :
  { "0" : "Bfx.Alex.Computation.Austria.Model.dll"
  }

Folgender Teil im Config ist nur notwendig, wenn man die Option "DRZ-Fehler-Stunden mit Planungscode markieren" auch manuell aufrufen möchte, für eine reine Verwendung durch Abschlussbuchungen ist dieser Teil nicht notwendig:

, "architectureuiPlugins" :
  { "0" : "Bfx.Alex.Computation.Austria.UI.Architecture.dll"
  }

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen befindet sich der Dienstplan im geklärten Zustand. Alle Stunden aus dem Konto D 150% wurden nach Lage ausbezahlt, indem der Planungscode "Überstunden auszahlen nach Lage" bei den ungeplanten Stunden des Dienstes am 10.3.2023 eingetragen wurde.

Der ursprünglich im Meldungsfenster angezeigte Hinweis: "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150% (D 150%) = 4,00" wird nun nicht mehr angezeigt.

Die 4 Stunden, welche angeführt waren, werden jetzt im Konto € g. angezeigt.

• 3 Stunden fallen in die definierte Nacht (22 - 6 Uhr) und werden mit 200% ausbezahlt, diese sind ersichtlich im Konto € 200%g
• 1 Stunde fällt nicht in die definierte Nacht und wird mit 150% ausbezahlt - ersichtlich im Konto € 150%g

Dienstplan im geklärten Zustand

Datenbank für Beispiel 5

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 5

Beispiel 6 - Umbuchung mit Grenzwert

Ausgangssituation

Die Mitarbeiter haben 50 h im *S100% (Zeitguthaben 100%).

In diesem Beispiel sollen die Mitarbeiter jeweils nur 40 Stunden im *S100% behalten, der Rest soll ausbezahlt werden.

Bei Teilzeit-Mitarbeitern gilt diese Grenze aliquot, d. h. Mitarbeiter Imglück darf nur 20 Stunden behalten.

Mitarbeiter haben 50 Stunden im Saldo 100%

Parametrierung

In den Abschlussbuchungen wird folgendes hinterlegt:

• Umbuchung "Zeitguthaben 100% auszahlen" mit Grenzwert 40 (Teilzeit aliquot)
  

Abschlussbuchungen Umbuchung mit Grenzwert

Der Grenzwert hat als Referenz das Konto *S100% (Zeitguthaben 100%), der Grenzwert von 40 Stunden wird für Teilzeitkräfte aliquotiert:

Parametrierung Grenzwert

Diese Abschlussbuchungen werden hinterlegt:

Hinterlegung der Abschlussbuchungen

Aufruf der Funktion

Die Funktion "Abschlussbuchungen" wird aufgerufen durch einen Rechte-Maus-Klick im Bereich der Spaltenüberschriften (egal welche) der Summenspalten + Auswahl "Abschlussbuchungen ausführen".

Ergebnis

Nach dem Ausführen der Abschlussbuchungen hat die Vollzeit-Mitarbeiterin Weitblick noch 40 Stunden, die 50%-Teilzeit-Kraft Imglück noch 20 Stunden im *S100%. Die restlichen Stunden wurden ausbezahlt und sind im Konto €100% ersichtlich:

Auszahlung der Stunden über dem Wochensoll

Datenbank für Beispiel 6

DokuDBAbschlussbuchungen Bsp 6

LINKS

• Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten: (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)
• Parametrierung (! Seite wird zur Gänze wegfallen, ist nur noch provisorisch da)