Kapazitätsabgleich: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 20. Juli 2022, 11:59 Uhr

Kapazitätsabgleich

Unter dem Abgleich von Personalkapazitäten verstehen wir die Beantwortung der zentralen Frage:

Sind entsprechend der Personalbedarfsermittlung ausreichend Personalressourcen verfügbar?

Antwort auf diese Fragen liefert Alex^® mit dem Spezialwerkzeug "Besetzungsreport".

Die Bedarfs-, Besetzungs- und Budgetansicht im Monatsplan ist ein komplexes Werkzeug und dient zur

Planung,
Budgetierung und als
Controllinginstrument

Wie wird's gemacht? Erfahren Sie mehr im Kapitel Besetzungs-Report.

Man kann Besetzungs-Reports individuell anpassen, um auf einen Blick die wesentlichen Informationen des Dienstplans herauszulesen:

Wie viele Personen sind täglich im Nachtdienst?
Wer ist im Nachtdienst?
Wie viel Arbeitszeit wird auf dieser Planungseinheit täglich geleistet?
Wie viel von dieser Zeit ist effektive Arbeitszeit (also ohne Besprechungen, Fortbildungen etc.)?
Wie viele Mitarbeiter von einer oder mehreren bestimmten Berufsgruppen sind im Tagdienst?
Wie viel Arbeitszeit leisten diese Berufsgruppen je Tag?
Werden meine Budgets eingehalten?

Weiters kann man noch

Besetzungen mit einem definierten Bedarf abgleichen und
Unterbesetzungen hervorheben
Qualifikationen berücksichtigen
Ersatzvorschläge für Unterbesetzungen (qualifiziertes Personal) anzeigen lassen
Einsatzanfragen an die Mitarbeiter versenden, welche diesen Dienst oder die Aufgabe übernehmen könnten.

Besetzungs-Reports zeigen standardmäßig für

alle Dienste und
alle Aufgaben
bei wie vielen Mitarbeitern diese
je Tag eingetragen sind

Standardbesetzungsansicht mit allen Diensten und Aufgaben

Beispiel für einen Besetzungs-Report mit Überblick über die wichtigsten Eckdaten

Dieses Beispiel zeigt: Arbeitszeit in Stunden insgesamt Wer macht den Nachtdienst (Rotes Fragezeichen, wenn keiner eingeteilt)? Wie viele Mitarbeiter sind im Tagdienst? Wie viele Diplomierte sind im Tagdienst?

Hier einige Beispiele - durch die umfangreiche Parameterisierungsmöglichkeit sind (fast) keine Grenzen gesetzt:

Besetzungsansichten in der Pflege

Allgemeines & Besetzungsansicht

Ein bestehender Besetzungsreport kann entweder über den Navigator aufgerufen werden:

Besetzungsreport aufrufen

oder im Dienstplan unter dem Planungsfenster angezeigt werden.

Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch durch die Auswahl von selbst angelegten Besetzungsreports individuell gestaltet werden.
Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt.
Diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.

Standard-Besetzungsansicht im Dienstplan

Besetzungs-Report (in diesem Fall mit Konten aus Kombi-Projekten)
Besetzungs-Report im Dienstplan eingeblendet	der gleiche Besetzungs-Report direkt ausgeführt

Auswahl eines bestehenden Besetzungsreports im Monatsplan

Ein bestehender Besetzungsreport kann im Monatsplan im Kontextmenü (Rechte-Maus-Klick auf irgendeine Zeilenbeschriftung des momentan ausgewählten Besetzungsreports) mittels "Auswählen" eingeblendet werden.

Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü

Anzeigeoptionen

Die Anzeigeoptionen werden hier im Detail beschrieben.

Namen anzeigen

Im Besetzungs-Report können die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden. Somit ist beispielsweise auf einen Blick ersichtlich, wer den Nachtdienst macht.

Bedarfsanzeige mit Namen

Hier kann zwischen der Anzeige von Kurznamen / Nachname / Nachname + Vorname gewählt werden.

Tipp aus der Praxis: im Feld Kurzname kann beim Mitarbeiter beispielsweise auch die Durchwahl erfasst werden, damit diese hier im Besetzungsreport angezeigt wird.

Eine detailliertere Beschreibung zu den Auswahlmöglichkeiten für "Namen anzeigen" ist hier zu finden.

Bedarf hinterlegen und anzeigen

Für jede als Projekt eingefügte Zeile im Besetzungs-Report kann ein Bedarf definiert werden. Für Abwesenheiten wird der definierte Bedarf als Grenze interpretiert.

Es kann der gewünschte Bedarf, die tatsächliche Besetzung oder die Differenz angezeigt werden.

Standardmäßig wird immer die Differenz angezeigt.

In diesem Besetzungsreport wurde für den Nachtdienst ein Bedarf von 1 jeden Tag definiert.

Das gleiche Kombi-Projekt wurde im Besetzungs-Report dreimal eingefügt und jeweils mit Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" angezeigt, um diesen Unterschied in der Zählart zu verdeutlichen:

Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz"

Weitere Informationen zu dieser Ansichtsoption sind hier zu finden.

Bedarf oder Grenze

Im folgenden Beispiel soll der Unterschied zwischen

Anwesenheiten (z. B. Dienste; Planungscodes mit der Planungscodeart = "Anwesend") und
Abwesenheiten (= Planungscodes mit der Planungscodeart = "Abwesend")

und somit zwischen Bedarf und Grenze verdeutlicht werden:

Zeilenbeschriftungen werden unterschiedlich ergänzt: Bedarf bzw. Besetzung bei Anwesenheiten / Grenze bzw. Verbraucht bei Abwesenheiten
Differenz rechnet "umgekehrt" :
- Besetzung - Bedarf bei Anwesenheiten
- Grenze - Verbraucht bei Abwesenheiten
- Beispiele:
  - -5 beim Urlaub bedeutet: es sind 5 Mitarbeiter zu viel auf Urlaub an diesem Tag
  - -5 beim Tagdienst bedeutet: es sind 5 Mitarbeiter zu wenig im Tagdienst an diesem Tag

Zählart "Bedarf", "Ist" und "Differenz" bei Abwesenheiten und Anwesenheiten

Drucken

Der Besetzungsreport kann aus dem Dienstplan heraus ausgedruckt werden :

Dienstplan-Werkzeugleiste-Drucken

Weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten dieses Ausdrucks sind hier zu finden.

Links

Praxisbeispiele
Verwandte Themen
- Besetzungsanforderung (für den Kapazitätsabgleich zu bestimmten Uhrzeiten)
- Ersatzvorschlag
- Einsatzmanagement (Einsatzanfragen an die Mitarbeiter versenden)
- Wunschdienstplanung (hier werden Besetzungs-Reports für die maximale Anzahl an Diensten, welche zu vergeben sind, verwendet)

Parametrierung

@@ Zeile 24: / Zeile 24: @@
 *'''Wer''' ist im Nachtdienst?
 *'''Wie viel Arbeitszeit''' wird auf dieser Planungseinheit täglich geleistet?
-*Wie viel von dieser Zeit ist effektive Arbeitszeit (also ohne Besprechungen, Fortbildungen etc.)
+*Wie viel von dieser Zeit ist effektive Arbeitszeit (also ohne Besprechungen, Fortbildungen etc.)?
 *Wie viele Mitarbeiter von einer oder mehreren bestimmten '''Berufsgruppen''' sind im Tagdienst?
 *Wie viel Arbeitszeit leisten diese Berufsgruppen je Tag?
@@ Zeile 50: / Zeile 50: @@
 <br />
-{{AlexBild|Beispiel für einen Besetzungs-Report mit Überblick über die wichtigsten Eckdaten|[[Datei:Besetzungsreport Uebersicht.png|800px]]|Dieses Beispiel zeigt: <br> Arbeitszeit in Stunden insgesamt<br>Wer macht den Nachtdienst (Rotes Fragezeichen, wenn keiner eingeteilt)<br>Wie viele Mitarbeiter sind im Tagdienst?<br>Wie viele Diplomierte sind im Tagdienst?|}}
+{{AlexBild|Beispiel für einen Besetzungs-Report mit Überblick über die wichtigsten Eckdaten|[[Datei:Besetzungsreport Uebersicht.png|800px]]|Dieses Beispiel zeigt: <br> Arbeitszeit in Stunden insgesamt<br>Wer macht den Nachtdienst (Rotes Fragezeichen, wenn keiner eingeteilt)?<br>Wie viele Mitarbeiter sind im Tagdienst?<br>Wie viele Diplomierte sind im Tagdienst?|}}
 Hier einige Beispiele - durch die umfangreiche Parameterisierungsmöglichkeit sind (fast) keine Grenzen gesetzt:
@@ Zeile 64: / Zeile 64: @@
 oder im Dienstplan unter dem Planungsfenster angezeigt werden.
-*Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch individuell gestaltet werden durch die Auswahl von selbst angelegten Besetzungsreports
+*Standardmäßig werden hier alle Dienste und Aufgaben angezeigt, diese Anzeige kann auch durch die Auswahl von selbst angelegten Besetzungsreports individuell gestaltet werden.
-*Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt
+*Standardmäßig wird täglich die Anzahl der jeweiligen Dienstkürzel angezeigt. Ist ein Bedarf definiert, wird die Differenz zu diesem Bedarf angezeigt.
-*diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.
+*Diese Standardansicht kann jederzeit durch die Auswahl "Standard-Besetzungsansicht" im Kontextmenü wieder eingestellt werden.
 {{AlexBild|Standard-Besetzungsansicht im Dienstplan|[[Datei:StandardBesetzungsansicht.png|800px]]|}}
@@ Zeile 96: / Zeile 96: @@
 Hier kann zwischen der Anzeige von Kurznamen / Nachname / Nachname + Vorname gewählt werden.
-'''Tipp aus der Praxis''': im Feld Kurzname kann beim Mitarbeiter beispielsweise auch die Durchwahl erfasst werden, damit diese hier im BInsetzungsreport angezeigt wird.
+'''Tipp aus der Praxis''': im Feld Kurzname kann beim Mitarbeiter beispielsweise auch die Durchwahl erfasst werden, damit diese hier im Besetzungsreport angezeigt wird.