Handbuch Supervisoren

Dieses Handbuch beinhaltet eine kompakte Übersicht der notwendigsten Funktionalitäten für Supervisoren.

Sollten Sie mit der "alten" Windows Version arbeiten, verwenden Sie bitte die Alex^®-Windows Hilfe für Supervisoren.

Sollten Sie mit der "alten" WEB Version arbeiten, verwenden Sie bitte die Alex^®-WEB Hilfe für Supervisoren.

Systemmenü

Im „Systemmenü“ können folgende Aktionen durchgeführt werden:

Systemmenü

Pfeil links: Ein- und Ausblenden des Navigators

Halbkreis Pfeil links : Rückgängig machen der letzten Aktion

kleines Dreieck unter dem halbkreis Pfeil links: Alles Rückgängig, bis zur letzten Speicherung (oder rechte Maustaste klicken)

Halbkreis Pfeil rechts: Wiederherstellen

Diskette: Speichern

zwei Pfeile bilden einen Kreis: Objekte neu laden (Aktualisierung)

Kreis mit Fragezeichen: Hilfe öffnen, Weiterleitung zur Alex Wiki Seite (https://alexwiki.bitfactory.at/w/index.php/Hauptseite) , Sammlung von Artikeln und Erklärungen

kleines Dreieck unter dem Pfeil mit Fragezeichen:

zB. wenn man in einem Dienstplan ist, kommt man mit dem kleinen Dreick der rechten Maustaste direkt zum Artikel im Alex Wiki "Dienstplan"

Türe: Programm schließen

Persönliches ALEX Passwort ändern:

Ganz rechts am Bildschirm, kann man mit dem Klick auf das Symbol sein persönliches Passwort ändern.

Passwort ändern

Navigator

Der Navigator ist in folgende Kategorien unterteilt.

Navigatoransichten

Navigatorsuche: In der Navigatorsuche kann man nach Objekten (Personal, Konto-Report, Alex-Benutzer,...) suchen.

Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü ausgeblendet werden.

.

Zuletzt verwendet hier werden die zuletzt bearbeiteten Objekte angezeigt.
Der Schnellzugriff zeigt die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen und wird kompakt gehalten.
Die Stammdatenansicht bietet erweiterte Funktionen für Supervisoren.
Unter Sonderfunktionen können Aktive Benutzer abgerufen, Shutdowns gesetzt und Module eingespielt werden.
Systemeinstellungen hier werden globale Einstellungen von uns hinterlegt. Bitte hier keine Änderung vornehmen!

Schnellzugriff	Stammdatenansicht	Sonderfunktionen

Symbole - Bezeichnung/Verwendung

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Ausführen

Ausführen

Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

OK

Ok

Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

Abbrechen

Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

Speichern

Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.

Objekte neu laden

Objekte neu laden

Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern im System und es wurden Daten von einem anderen Benutzer geändert und gespeichert, so können diese Daten über den Button "Objekte neu laden" aktualisiert werden.

Statustreppe

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden.

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.

Der Wechsel der Status wird im Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:

Pfeil nach oben: Planstatus zurück

Pfeil nach unten: Planstatus nach vor

Statuswechsel

Statuswechsel

WICHTIG: Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt werden. D.h. wenn z.B. der Jänner im Status Planung ist, kann der Feb. nicht im Status Ist sein.

Weitere Informationen zur Statustreppe: Statustreppe

Summenbezeichnung

Standardsummen

Hier werden die häufigst verwendeten Summen beschrieben, falls Sie noch spezielle Summen haben, dann finden Sie die Beschreibung in der Abrechnungscheckliste oder Sie fragen bitte bei uns nach.

DRZ V.gÜ.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat

MSoll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat

MTtl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)

M+/-: Differenz von Soll und Totalstunden

SÜ Änd: Summe aller angefallenen Zeitzuschläge des aktuellen Monats

DRZ V g.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt

UiT -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat

UiT Rest: Urlaub in Tagen Rest zum Ende des Monats

UiS -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat

UiS Rest: Urlaub in Stunden Rest zum Ende des Monats

D100%: Stunden, die am Ende des Monats übertragen werden (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

D125%: Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

€100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)

€125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)

€150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)

Saldenauszahlung

*S100%*: Zeitguthaben 1:1

*S125%:* Zeitguthaben 1:1,25

*SR125%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 25%

*S150%:* Zeitguthaben 1:1,5

*SR150%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 50%

€100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)

€125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)

€150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)

€200% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 100%)

*S+50:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 50% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

*S+70:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 70% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

*S+100:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 100% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

€+50:* Auszahlung Zeitzuschlag 50%

€+70:* Auszahlung Zeitzuschlag 70%

€+100:* Auszahlung Zeitzuschlag 100%

Personal

Personal anlegen

Monatsplan jenes Monats öffnen, in welchem der Mitarbeiter eintritt.

Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen.

Neues Personal anlegen

Es öffnet sich die Stammdatenmaske für die Personalanlage.

In der Kartei "Allgemein" sind folgende Daten zu erfassen:

Personalnummer (Optional) - Wichtig für automatischen Export für Lohn und Abwesenheiten
Zuname
Vorname
Berufsgruppe
Religionszugehörigkeit (Optional)
Beschäftigungsausmaß in Prozent
- Beispiel: Vollzeitkraft mit einer 40 Stunden Woche = 100
- Beispiel: Teilzeitkraft mit einer 20 Stunden Woche = 50

Wichtig: Wenn Soll nach Rahmenplan eingestellt ist, dann muss unbedingt ein Wochenzeitmodell beim Mitarbeiter hinterlegt werden, damit die Sollstunden für den jeweiligen Monat berechnet werden.

Info: Wie die Abrechnung bei Ihnen eingestellt ist, entnehmen Sie bitte der Abrechnungscheckliste oder fragen Sie bei uns nach.

Reiter "Allgemein":

Allgemeine Stammdaten

Reiter "Urlaub in Stunden":

Von-Datum (= 1. des Eintrittsmonats)

Stichtag ( muss nicht befüllt werden, solange kein automatischer Zusatzanspruch berechnet wird) - Info finden Sie in der Abrechnungscheckliste oder Sie fragen uns.

der Zubuchungstag (= 01.01.1900 – Urlaub wird mit Kalender zugebucht) oder der Zubuchungstag (= Eintrittsdatum - der Urlaub wird mit Eintrittsdatum zugebucht)

Zusatzanspruch (für Urlaub in Stunden wird eine Staffelung am Bereich hinterlegt, somit wird der Grundanspruch aliquot Beschäftigungsausmaß automatisch berechnet)

--> hat der Mitarbeiter mehr Urlaubsanspruch, so muss hier der Grundanspruch einer Vollzeitkraft hinterlegt werden zb.: 40

Urlaub in Stunden

Reiter "Urlaub in Tagen":

Von-Datum (= 1. des Eintrittsmonats)

Stichtag ( muss nicht befüllt werden, solange kein automatischer Zusatzanspruch berechnet wird) - Info finden Sie in der Abrechnungscheckliste oder Sie fragen uns.

der Zubuchungstag (= 01.01.1900 – Urlaub wird mit Kalender zugebucht) oder der Zubuchungstag (= Eintrittsdatum - der Urlaub wird mit Eintrittsdatum zugebucht)

Zusatzanspruch (für Urlaub in Tagen muss Grundanspruch und evtl. Zusatzanspruch hier hinterlegt werden)

Urlaub in Tagen

WICHTIG Jener Eintrag, der ein rotes x hinterlegt hat, wird berücksichtigt. Die Zeile mit dem grünen Plus, ist eine Vorlagenzeile. Mit dieser Zeile, kann eine neue Urlaubszeile angelegt werden. (zb. Erhöhter Anspruch, Wiedereintritt, etc.)

Weitere Infos zu Urlaub in Tagen finden Sie unter Anspruchsaliquotierung_nach_Tagewoche

Reiter "Inaktivzeiten":

In diesem Reiter kann hinterlegt werden:

Schwanger (Schriftliche Bestätigung vom Arzt)

Mutterschutz

Die Zuteilung der Stammplanungseinheit wird beendet

Karenz

Beim Urlaub wird das Bis-Datum mit dem Datum Ende Mutterschutz eingetragen

Sonstige Inaktivzeit

Die Zuteilung der Stammplanungseinheit wird beendet

Beim Urlaub wird das Bis-Datum mit dem Datum Beginn Sonstige Inaktivzeit eingetragen

Inaktivzeiten

Nähere Infos zu Inaktivzeiten finden Sie unter Mutterschutzgesetz/Karenzierung

Reiter "Personalinfo":

Hier können persönliche Daten vom Mitarbeiter erfasst werden:

Telefonnummer
Sozialversicherungsnummer
Straße
Stadt/Land
Handzeichen für Pflegedoku
Einstufung

Untermonatiger Eintritt

Öffnen Sie den Monatsplan jenes Monats, in welchem der Mitarbeiter eintritt. In der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen. Es öffnet sich die Stammdatenmaske für die Personalanlage.

Personal bearbeiten

Öffnen Sie den Monatsplan, ab welchem die Änderung in Kraft tritt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Mitarbeiter in der Namensspalte und wählen Sie "Bearbeiten" aus.
Es öffnen sich die Personalstammdaten.
Sie können alle Daten wie unter „Personal anlegen“ beschrieben abändern.
Wichtig: Die Änderungen sind immer ab dem Monatsersten des Monats gültig, in welchem der Rechtsklick durchgeführt wurde. (Siehe Bild oben - Datum neben dem Namen = Stichtag zb.: 01.04.2016)

Daten sollten über den Verlauf geändert werden, damit der Stichtag korrekt hinterlegt ist --> Sanduhr Symbol rechts neben der Bezeichnung

Verlauf

Mit Klick auf den Verlauf-Button öffnet sich folgendes Fenster:

Verlauf Beschäftigungsausmaß

Personal austreten lassen

Monatsplan öffnen, in welchem der Mitarbeiter austritt
Klick mit der rechten Maustaste in der Mitarbeiterzeile auf den letzten Arbeitstag

Austritt

Wiedereintritt

Wenn ein Mitarbeiter bereits beschäftigt war, ist es möglich ihn ganz einfach über den Monatsplan wiedereintreten zu lassen. Hierfür den Monatsplan des entsprechenden Monats öffnen, in dem der Mitarbeiter wieder eintreten soll. Klick in der Kalenderzeile mit der rechten Maustaste auf den Tag des Wiedereintritts und Option "Wiedereintritt" auswählen.

Wiedereintritt

Es öffnet sich ein Suchfenster, hier kann der Zuname des Mitarbeiters eingeben und auf Ausführen geklickt werden.

Suche Mitarbeiter Wiedereintritt

Um den Mitarbeiter wieder eintreten zu lassen, Doppelklick auf den Namen, oder einfacher Klick und "Öffnen".

Poolzuteilung

Der Mitarbeiter kann durch eine Poolzuteilung auf eine andere Stationen verliehen werden. Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf mehreren Dienstplänen aufscheinen und eingeteilt werden. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.

Über das Arbeitsblatt

Es gibt die Möglichkeit den Mitarbeiter einzelne Tage auf eine andere Station zu verleihen:

Tage markieren, an dem der Mitarbeiter verleiht werden soll. Klick mit der rechten Maustaste auf die markierten Tage und Feld „Auf anderen Plan verleihen“ auswählen.

Poolverleihung Namensspalte

Es öffnet sich ein Fenster in dem die gewünschte Station, auf den der Mitarbeiter verliehen werden soll, ausgewählt werden kann.
Gewünschte Planungseinheit auswählen und 'Öffnen' Klicken.

Über die Namensspalte

Mit rechte Maustaste auf den Mitarbeiter in der Namensspalte kann die Poolverleihung ebenso eingetragen werden.

auf anderen Plan verleihen

Danach kann das gewünschte Datum und die gewünschte Planungseinheit hinterlegt werden, auf der der Mitarbeiter zusätzlich aufscheinen soll.

Nähere Information dazu finden Sie hier Poolzuteilung

Benutzer (Achtung: Keine Selbstbedienungsbenutzer)

Eine Beschreibung für die Anlage von Benutzern finden Sie hier Alex-Benutzer

Selbstbedienungsbenutzer anlegen

Eine Beschreibung für die Anlage eines Selbstbedienungsbenutzer finden Sie hier Selbstbedienungsbenutzer

Wenn Sie eine spezielle Anlage eines Selbstbedienungsbenutzer haben, dann finden Sie dies in der Abrechnungscheckliste oder fragen Sie bitte bei uns nach.

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden. Die einfachste Variante ist der Weg über den „Zuletzt verwendet“ Navigatorpunkt.

Zuletzt verwendet

Hier werden die letzten 20 Objekte (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt, welche vom Benutzer geöffnet wurden. Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet.

Navigator: letzte Einträge

Suche Dienstplan für Statusübersicht

Im Navigator beim Punkt "Dienstplan" auf die Lupe klicken
Es öffnet sich "Dienstplan für Statusübersicht"
Beim "von"-Datum" kann entweder über direkte Eingabe oder über das Kalendersymbol der gewünschte Monat ausgewählt werden
Klicken sie auf Ausführen, wenn das Datum verändert wurde
Danach kann der Dienstplan mit Doppelklick geöffnet werden

Dienstplan suchen in der Statusübersicht

Über anderen Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan der Planungseinheit, kann mit Klick auf die Symbole "Vorherigen öffnen" oder "Nächsten öffnen" der Vormonat oder Folgemonat dieser Planungseinheit geöffnet werden. Diese Symbole sind oberhalb der Namensspalte rechts und links vom Datum zu finden.

Vorherigen/Nächsten öffnen

Durch Rechtsklick auf die Pfeile rechts und links des Datums kann man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen.

Mehrere Monate öffnen

Besetzungreport

Im Monatsplan befindet sich unten am Plan der Besetzungsreport.

Standardmäßig werden hier die Dienste aufgelistet, die am Monatsplan angelegt sind.

Wird nun ein Dienst im Dienstplan eingetragen, so erscheint die Anzahl im Besetzungsreport.

Besetzungsansicht

Um sich nur spezielle Dienste, Planungscode, etc. in diesem Besetzungsreport anzeigen zu lassen, kann man sich eigens definierte Reports anlegen. Siehe Besetzungskonten und Budgets oder fragen Sie bei uns nach.

Anzeige Anzahl am Tag im Monatsplan

Klickt man im Monatsplan mit der linken Maustaste auf einen Dienst, so erscheint unter der Kalenderzeile die Anzahl, wie oft dieser Dienst, Planungscode oder Aufgabe eingetragen ist.

Anzahl Dienste

Dienste

Dienst anlegen

Dienstplan des jeweiligen Monats öffnen, ab dem der neue Dienste benötigt wird
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gruppe "Dienste" in der Legende
Wählen Sie aus.
Füllen Sie die Stammdaten "Allgemein" wie gewohnt aus (Plansymbol, Farbe, Bemerkung).

Dienstanlage

Im Reiter "Zeitbereich":
- "Von" und "Bis" Zeit des Dienstes eingeben
- Berechnung: jeweils geltende Berechnung hinterlegtn

Standardschemen Normalzeit = Zeit, an dem der Mitarbeiter arbeiten muss

Kannzeit = Zeit, an dem der Mitarbeiter nicht arbeiten muss. Arbeitet der Mitarbeiter jedoch in diesem Bereich, so wird die Zeit automatisch angerechnet.

Nicht rechnen = Zeit wird nicht automatisch angerechnet. Weiters erscheint ein grünes Plus im Monatsplan - Falls die Einstellungen (=Standeskontrolle) dafür am System getroffen sind

WICHTIG : Sollten bei Ihnen andere Schemen vorhanden sein, dann bitte bei uns nachfragen, wie die Dienste angelegt gehören.

Dienst Zeitbereich

Eingabe mit grünem Plus oder mit OK bestätigen.

Dienst ändern/kopieren

Klick mit der rechten Maustaste auf das Dienstsymbol in der Legende
Bearbeiten auswählen
Gewünschte Änderungen vornhemen

Wichtig: Wurde ein Dienst im Status "IST" bereits verwendet, kann der Dienst nicht mehr verändert werden. Der Dienst muss vor der Änderung kopiert werden.

Um einen bestehenden Dienst zu kopieren, klick mit der rechten Maustaste auf das Dienstsymbol und "Kopieren" auswählen
Es wird ein neuer Dienst erstellt der als Bezeichnung das aktuelle Datum/aktuelle Uhrzeit trägt. Dieser Dienst kann nun entsprechend verändert und umbenannt werden.

Dienst löschen

Dienste können nicht gelöscht werden. Dienste die nicht mehr verwendet werden sind mit einem Ablaufdatum zu versehen.
Dienst mit der rechten Maustaste in der Legende anklicken und "Auslaufen lassen" auswählen.
Der Dienst ist ab diesem Monat nicht mehr gültig, wo die Aktion durchgeführt wird.

Wochenzeitmodell erstellen

Wenn Mitarbeiter nach einem Dienstrad arbeiten, kann dieses Dienstrad einmalig eintragen und hinterlegt werden. Details siehe Wochenzeitmodell-Generator.

Berufsgruppe anlegen

In Navigator bei Berufsgruppe auf die Lupe klicken
Eine vorhandene Berufsgr

Dienstplan allgemeiner Aufbau

Dienstplan Aufbau

Dienstplan bearbeiten

Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt.

Multifunktionsleiste

Meldungsfenster

Meldungssymbole sind ersichtlich sobald Texte erfasst werden und Abrechnungshinweise bzw. leichte oder schwere Fehler bestehen.

Das Meldungssymbol ist in der Namensspalte beim Personal zu sehen.

Dabei wird unterschieden in:
Symbol	Meldung	Beschreibung
	Hinweis	Text oder einfacher Abrechnungshinweis
	Warnung	Leichter Fehler
	Schwerer Fehler	Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Positioniert man den Mauszeiger über das Meldungssymbol, beschreibt Alex^® im ToolTip die Meldung detaillierter.

Beispiel Tooltip - Schwerer Fehler

Mit "Meldungsfenster umschalten" lassen sich alle Meldungen des Dienstplans für ein Monat anzeigen.

Übersicht der Meldungen

Bildschirmdarstellung

Einzeilig / zweizeilig, Zellengröße und Zellenbreite

Plan Ein/Mehzeilig

Durch Klick auf „Plan Ein/Mehrzeilig“ kann schnell und einfach zwischen einer ein- bzw. zweizeiligen Dienstplandarstellung gewechselt werden. Dieses Symbol ist Teil der Gruppe „Allgemein“.

Zellengröße

Die Zellengröße des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.

Zellendarstellung

Die Zellenbreite des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen breiter“, „Zellen schmaler“, „Zellen höher“, „Zellen niedriger“, „weniger Zeilen“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.

Sonstige Bildschirmeinstellungen

Alle übrigen Bildschirmeinstellungen werden durch direkten Klick auf angezeigt.

Sonstige Bildschirmeinstellungen

Hier kann z.B. die Farbe der Tage verändert werden.

Summenansicht

Die eingestellte Summenansicht am rechten Bildschirmrand (Dienstplan) kann verändert werden. Die unterschiedlichen Summenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

Rechte Maustaste in der Summenüberschrift im Dienstplan
"Andere Ansicht auswählen" im Kontextmenü anklicken

Summenansicht ändern

Doppelklick auf die gewünschte Summenansicht

Namensspaltenansicht

Die Darstellung in der Namensspalte kann wie folgt geändert werden:

Klick mit der rechten Maustaste auf die Namensspalteneinstellungen direkt oberhalb der Namensspalte.

Zu beachten ist:

Klick auf die erste Zeile bearbeitet die obere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung) oder die Zeile bei einzeiliger Darstellung
Klick auf die zweite Zeile bearbeitet die untere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung)

Klick auf „Andere Ansicht auswählen“
Doppelklick auf die gewünschte Namensspaltenansicht

Namensspalte ändern

Ansicht auswählen

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

Klicken Sie dafür in der Namensspalte auf den umzureihenden Mitarbeiter.
Halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger an die gewünschte Position. Sie werden dabei mit einem rotem Rahmen unterstützt.
Lassen Sie die Maustaste erst dann los, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter kann auch mit der rechten Maustaste verändert werden. Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „nach vorne“ bzw. „nach hinten“.

Kommt-/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet.

Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.

Dienste kopieren

Ein bei einem Mitarbeiter eingetragener Dienst kann auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden. Diese Funktion ist insbesondere bei der Besprechung einsetzbar. Es kann z.B bei einem Mitarbeiter, der am Tag der Besprechung frei hat, die Besprechung definiert werden. Im Anschluss kann die Besprechung auf alle Mitarbeiter kopiert werden, die ebenfalls teilnehmen und auch frei haben.

Klicken Sie die zu kopierende Information beim Mitarbeiter mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst kopieren auf“.

Dienst kopieren

Dienst kopieren

Doppelklick auf den Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll

ODER

Klicken Sie auf den ersten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
Halten Sie die Taste „Strg“ auf der Tastatur gedrückt und
Klicken Sie auf den nächsten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
Klicken Sie auf Öffnen, wenn alle Mitarbeiter ausgewählt sind
Die Information wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert.

Diensttausch

Zwei Mitarbeiter können nur am gleichen Tag einen Dienst tauschen. Selbstverständlich kann auch ein Tausch eines Dienstes mit einem freien Tag erfolgen. Der Diensttausch ist nur im Status „Ist“ durchzuführen.

Klicken Sie den Dienst beim Mitarbeiter mit dem Tauschwunsch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst tauschen mit“

Dienst tauschen mit

Doppelklick auf den Mitarbeiter mit dem getauscht werden soll.
Die beiden Dienste der Mitarbeiter werden nun ausgetauscht.

Wochenzeitmodell eintragen

Wenn Mitarbeiter nach einem Dienstrad arbeiten, kann dieses Dienstrad einmalig eintragen und hinterlegt werden. Details siehe Wochenzeitmodell-Generator.

Poolzuteilung

Der Mitarbeiter kann durch eine Poolzuteilung auf eine andere Stationen verliehen werden. Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf mehreren Dienstplänen aufscheinen und eingeteilt werden. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.

Über das Arbeitsblatt

Es gibt die Möglichkeit den Mitarbeiter einzelne Tage auf eine andere Station zu verleihen:

Tage markieren, an dem der Mitarbeiter verleiht werden soll. Klick mit der rechten Maustaste auf die markierten Tage und Feld „Auf anderen Plan verleihen“ auswählen.

auf anderen Plan verleihen

Es öffnet sich ein Fenster in dem die gewünschte Station, auf den der Mitarbeiter verliehen werden soll, ausgewählt werden kann.
Gewünschte Planungseinheit auswählen und 'Öffnen' Klicken.

Über die Namensspalte

Mit rechte Maustaste auf den Mitarbeiter in der Namensspalte kann die Poolverleihung ebenso eingetragen werden.

Poolverleihung Namensspalte

Danach kann das gewünschte Datum und die gewünschte Planungseinheit hinterlegt werden, auf der der Mitarbeiter zusätzlich aufscheinen soll.

Nähere Information dazu finden Sie hier Poolzuteilung

Monatsplan drucken

Beim Drucker mit der Lupe (Einstellungen) können die allgemeinen Druckeinstellungen hinterlegt werden. Der Ausdruck wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser, das ausgedruckt werden kann.

Ausdruck

Weitere Infos bzgl. Ausdruck finden Sie unter Druckeinstellungen

Dienstplan speichern

Die Änderungen werden über das Diskettensymbol im Systemmenü gespeichert. Wichtig: Änderungen immer laufend speichern!

Speichersymbol

Inanspruchnahmen eintragen (Apotheke)

Für Nacht- und Bereitschaftsdienste müssen die Inanspruchnahmen eingetragen werden, damit die Daten auch mittels Lohnartenliste an die Lohnverrechnung übermittelt werden.

Die Eintragung erfolgt über den Dienstplan:

Rechtsklick auf den entsprechenden Nacht- oder Bereitschaftsdienst

„Spezielle Tageswerte“ auswählen

Hier kann die jeweilige Anzahl an Inanspruchnahmen eingegeben werden

Eintragung Inanspruchnahmen

Anschließend mit OK bestätigen

Text erfassen

Es können Texte für einen oder mehrere Mitarbeiter erfasst werden:

Text für einen einzelnen Mitarbeiter erfassen:

Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für"
Danach kann der Mitarbeiter ausgewählt und ein Text eingetragen werden

Text erfassen

Text für alle Mitarbeiter erfassen:

Rechtsklick auf den Tag in der Kalenderzeile, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen für Alle"
Danach kann der Text für alle Mitarbeiter erfasst werden

Text erfassen für mehrere Mitarbeiter

Text erfassen am Tag:

Rechtsklick auf den Tag im Monatsplan, an welchem der Text erfasst werden soll --> "Text erfassen"

Text am Tag erfassen

Text erfassen im Kommt/Geht Fenster:

Rechte-Maustaste auf Tag, wo im Kommt/Geht Fenster ein Text erfasst werden soll und Kommt/Geht bearbeiten
Dann neben der Zeit auf dieses Symbol klicken

Es öffnet sich ein neues Fenster - hier kann nun der gewünschte Text zu dieser Zeit erfasst werden.

Text im Kommt/Geht-Fenster erfassen

Ausdruck

Monatsplan

Beim Drucker mit der Lupe (Einstellungen) können die allgemeinen Druckeinstellungen hinterlegt werden. Der Ausdruck wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser, das ausgedruckt werden kann.

Ausdruck

Stundennachweis

Stundennachweise können entweder für einen einzelnen Mitarbeiter, oder für alle Mitarbeiter gedruckt werden.

Einzeln

Klicken Sie mit der rechte Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters in der Namensspalte.
Wählen Sie Stundennachweis öffnen aus.

Stundennachweis

Gesammelt

Klicken Sie neben dem Icon „Drucken“ auf den schwarzen Pfeil.
Wählen Sie „Stundennachweis“ aus.
Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser mit den Stundennachweise aller Mitarbeiter von diesem Monatsplan.

Stundennachweis

Wochenplan drucken

Soll nur eine Woche vom Dienstplan gedruckt werden:

Rechtsklick in die gewünschte Kalenderwoche

Woche drucken

anschließend wird nur diese Kalenderwoche ausgedruckt.

Detaillierte Informationen zu Ausdruckeinstellungen und Möglichkeiten finden Sie unter Druckeinstellungen

Wunschurlaub eintragen

Dies kann nur dann verwendet werden, wenn diese Funktionalität freigeschalten wurde.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier Wunschurlaub eintragen

Handy-App

Dies kann nur dann verwendet werden, wenn diese Funktionalität freigeschalten wurde.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier Personal_Cockpit

Jahresplan

Im Jahresplaner steht jeweils ein Mitarbeiter für alle 12 Monate (Zeitbereich ist veränderbar) zur Bearbeitung bereit. Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Jahresplan

Jahresplan öffnen

Jahresplan über Dienstplan öffnen

Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
Jahresplan öffnen

Jahresplan über Dienstplan öffnen

Jahrsplan über Personalsuche öffnen

Den Mitarbeiter in der Personalsuche suchen und mit rechter Maustaste "Jahresplan öffnen" auswählen

Jahresplan über Personalsuche öffnen

Jahresplan aus Personalstamm öffnen

Im Personalstamm auf das Symbol "Jahresplan öffnen" in der Werkzeugleiste klicken

Symbol Jahresplan

Bei Monaten mit 30 oder weniger Tagen werden die nicht existenten Tage mit einem schwarzen X dargestellt (zB 31. April/Juni).

Jahresplan Darstellung

Unterhalb der Monatsbezeichnung ist die zum Monatsersten gültige Stammplanungseinheit ersichtlich. Rechts daneben befindet sich der aktuelle Bearbeitungsstatus.

Monatswerte einmalig manuell korrigieren

Über die speziellen Monatswerte können Urlaube, Zeitguthaben, etc. manuell korrigiert werden.

Im Monatsplan, Rechtsklick auf den Mitarbeiter
Spezielle Monatswerte auswählen

Spezielle Monatswerte

Welche Werte Sie korrigieren ist unterschiedlich am System hinterlegt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns.

Dienstplan abschließen

Um den Dienstplan am Monatsende abschließen zu können sind folgende Punkte zu beachten:

Alle Änderungen im Ist müssen eingetragen sein
Alle Stempelfehler sind zu korrigieren
Im Anlassfall Tages- und Wochenüberstunden bearbeiten
Wenn DRZ-Ende "rote Summen" in den D-Konten bearbeiten
Abschlussbuchungen ausführen (ersetzt Pkt. 3 und 4!), wenn diese hinterlegt sind (von Kunde zu Kunde unterschiedlich)
Kontrolle/Übermittlung der Lohnartenliste
Statuswechsel in "abgeschlossen" durchführen

Stempelfehler bearbeiten

Details zur Nachbearbeitung von Stempelungen unter Stempelnachbearbeitung.

Tagesüberstunden bearbeiten

Bei Entstehung von Tagesüberstunden, wird der jeweilige Tag mit einem roten Unterstrich im Ist-Dienstplan gekennzeichnet. Zudem ist in der Namensspalte ein schwerer Fehler ersichtlich.

Darstellung Tagesüberstunden

Die dargestellte 1 Stunde muss bearbeitet werden. Diese kann je nach hinterlegter Abrechnung mit einem Zuschlag gutgeschrieben, mit Zuschlag ausgezahlt oder bspw. nur der Zuschlag ausgezahlt werden. Die Bearbeitung erfolgt nach folgenden Schritten:

Rechte Maustaste auf den Tag mit der Tagesüberstunde
Klick auf "Dienstende oder Dienstbeginn mit Planungscode markieren"

Tagesüberstunden bearbeiten

Auswahl des zutreffenden Planungscodes zur Bearbeitung der Stunden, diesen mit Doppelklick auswählen

Tagesüberstunde mit Planungscode markieren

Tagesüberstunden ist mit Planungscode markiert

Die Tagesüberstunden ist nun mit dem zuvor gewählten Planungscode markiert, der rote Unterstrich ist aufgehoben und es erscheint kein Fehler mehr in der Namensspalte

Darstellung bearbeitete Tagesüberstunde

Wochenüberstunde bearbeiten

Bei Entstehung von Wochenüberstunden, wird die jeweilige Wochen mit einem roten Unterstrich im Ist-Dienstplan gekennzeichnet. Zudem ist in der Namensspalte ein schwerer Fehler ersichtlich.

Darstellung Wochenüberstunden

Die dargestellte 1 Stunde muss bearbeitet werden. Diese kann je nach hinterlegter Abrechnung mit einem Zuschlag gutgeschrieben, mit Zuschlag ausgezahlt oder bspw. nur der Zuschlag ausgezahlt werden. Die Bearbeitung erfolgt nach folgenden Schritten:

Rechtsklick am letzten Tag der Woche und "Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren" auswählen

Wochenüberstunden bearbeiten

Auswahl des gewünschten Planungscodes aus der angeführten Liste

Wochenüberstunden mit Planungscode markieren

Wochenüberstunden sind mit Planungscode markiert

Die Wochenüberstudenden sind nun mit dem zuvor gewählten Planungscode markiert, der rote Unterstrich ist aufgehoben und es erscheint kein Fehler mehr in der Namensspalte

Wochenüberstunden nach Bearbeitung

DRZ-Ende

Am Ende vom Durchrechnungszeitraum müssen die Stunden des DRZ bearbeitet werden. Die angefallenen Plus- oder Minusstunden der Mitarbeiter sind in den sogenannten "D-Konten" ersichtlich. Hier werden folgende D-Konten unterschieden:

D100%: Zeigt alle Plus- oder Minusstunden des DRZ an, welche ohne Zuschlag gerechnet werden
D125%: Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden können
D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden können

D-Konten

Folgende Auswahlmöglichkeiten sind grundsätzlich zur Bearbeitung der D-Konten vorhanden:

Bestätigen: Stunden werden mit jeweiligem Zuschlag weitergeführt
Rollieren: Stunden werden ohne jeweiligen Zuschlag 1:1 weitergeführt
Verfallen lassen: Stunden verfallen, werden weder weitergeführt, noch ausgezahlt
Auszahlen: Stunden werden mit Zuschlag ausgezahlt
Zuschlag auszahlen: Nur der Zuschlag wird ausgezahlt

Die roten Summen in den D-Konten können direkt mit rechtem Maustaste beim einzelnen Mitarbeiter bearbeitet werden:

Bearbeitung D-Konten

Hier kann entschieden werden, welche Aktion für das D-Konto ausgewählt werden soll. Nach der Eingabe der jeweiligen Abrechnung erscheint am Dienstplan ein schwarzes Dreieck, dies ist ein Zeichen für die Bearbeitung der D-Konten. Im Tooltip ist ersichtlich, mit welcher Auswahl die Stunden eingegeben wurden.

Darstellung nach Eingabe im D-Konto

Die getätigte Zeitkontoumbuchung kann jederzeit wieder rausgenommen werden. Dazu mit rechter Maustaste auf das schwarze Dreieck klicken - "Zeitkontoumbuchung" auswählen. Dann im nachstehenden Fenster die Zeile mit dem roten X rausnehmen.

Zeitkontoumbuchung

Die Bearbeitung der D-Konten kann auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfolgen. Dazu können in der jeweiligen Spaltenüberschrift (D 100%/ D125%/ D 150%) mit rechter Maustaste folgende Möglichkeiten ausgewählt werden:

Alle Bestätigen
Alle Rollieren
Alle Verfallen lassen
Alle Auszahlen
Alle Zuschlag auszahlen

D-Konten für mehrere Mitarbeiter bearbeiten

Wenn bei allen Mitarbeitern die roten Summen in den D-Konten bearbeitet wurden, kann anschließend der Dienstplan abgeschlossen werden. Wichtig: Wenn bei einem Mitarbeiter noch rote Summen aufscheinen, kann der Dienstplan nicht abgeschlossen werden. In diesem Fall erscheint beim Statuswechsel eine Meldung, dass das Ergebnis nicht vollständig bearbeitet ist.

Abschlussbuchungen

Wenn Abschlussbuchungen hinterlegt sind, dann entfallen die vorherigen Arbeitsschritte (Tages- und Wochenüberstunden, DRZ-Ende bearbeiten).

Mittels Abschlussbuchungen kann die Abrechnung automatisch nach den hinterlegten Abrechnungsdetails erfolgen. Dazu einfach in einer Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste klicken und "Abschlussbuchungen ausführen" auswählen. Dabei werden automatisch die hinterlegten Aktionen für Tages- und Wochenüberstunden sowie die D-Konten ausgeführt. Nach Durchführung der Abschlussbuchungen kann der Dienstplan abgeschlossen werden.

Abschlussbuchungen ausführen

Weitere Details zu den Abschlussbuchungen sind hier zu finden Abschlussbuchungen.

Lohnartenliste

Nachdem der Dienstplan abgeschlossen wurde, kann nun die Lohnartenliste kontrolliert und an die Lohnverrechnung übergeben werden. Diese kann in der Werkzeuleiste unter Ausdruck gedruckt werden. Dazu neben dem Druckersymbol auf den schwarzen Pfeil nach unten klicken:

Ausdruck Lohnartenliste

Die Lohnartenliste kann dann gedruckt oder abgespeichert werden.

Lohnartenliste

Lohnartenschnittstelle

Eine Lohnartenschnittstelle kann nur dann erzeugt werden, wenn diese Funktionalität freigeschalten wurde. Siehe Lohnüberleitung automatisch (Web)