Alex Zeitgeist/Zeitgeist - Wissensbasis

"Zeitgeist Vorbereiten" ist die

1. automatische Bedarfsermittlung aufgrund der Monatspläne der vergangenen Monate sowie die
2. Arbeitsanalyse der verfügbaren Mitarbeiter

Überblick

Um einen Dienstplan erstellen zu können - egal ob 'von Hand' oder 'von der Maschine' - sind als Basiswissen zwei Faktoren von größter Bedeutung:

1. der Personalbedarf pro Tag
2. wann kann ein Mitarbeiter eingesetzt werden

Diese Faktoren ermittelt Alex^®-ZEITGEIST durch Anklicken der Schaltfläche "ZEITGEIST VORBEREITEN". Dabei wird versucht, ein ganzes Jahr als Basis für den Durchschnittsbedarf heranzuziehen.

Wird beispielsweise versucht, einen Plan für den Monat 'Juli' zu erstellen, versucht Alex^®-ZEITGEIST bis zum Juli des Vorjahres Basisdaten zu ermitteln. Die Anzahl der Basiswochen, aus denen Alex^®-ZEITGEIST den Bedarf generiert, ist von folgenden Faktoren abhängig:

• Anzahl der vorhandenen Dienstpläne der Vergangenheit
• Änderung des Personalstandes (Eintritt neuer Mitarbeiter)
• Änderung von Tageszeitmodellen (Diensten)

Das bedeutet, dass Alex^®-ZEITGEIST nur solange die Vormonate zur Bedarfsermittlung heranzieht, so lange sich keine Änderungen im Personalstand und in den Tageszeitmodellen ergeben. Diese Restriktionen können durch spezielle Maßnahmen umgangen werden (siehe Kapitel Einflussnahme auf die Bedarfsermittlung).

Nach der Bedarfsermittlung "Zeitgeist Vorbereiten" erhalten Sie die Information, wie viele Wochen zur Berechnung verwendet wurden:

Berechnung und Darstellung des Personalbedarfs

Über den verfügbaren Beobachtungszeitraum werden aus den verplanten Diensten pro Tagesart (Montag bis Sonntag, Feiertag, ggf. Aufnahmetag) Durchschnittswerte errechnet. Diese Durchschnittswerte werden in einer Zeitleiste als "Zeitgeist-Personalbedarf" dargestellt.

Die Detailinformationen zu dieser "Besetzungsanforderung" können eingesehen werden, indem man mit der rechten Maustaste auf "Zeitgeist Bedarf" und anschließend auf Projekt bearbeiten klickt:

Mustererkennung der Mitarbeiter

Gleichzeitig zum Personalbedarf ist es natürlich wichtig zu wissen, zu welchen Tageszeiten an welchen Tagen die Mitarbeiter eingesetzt werden. Dafür wird jeder Dienst pro Wochentag (Montag bis Sonntag, Feiertag) festgehalten und im Zuge der Planung je nach Häufigkeit der Verwendung in den Dienstplan eingetragen:

• Mitarbeiter, die am Wochenende nie arbeiten, werden auch nicht in der Automatik berücksichtigt.
• Mitarbeiter, die vorwiegend am Montag Nachtdienst machen, werden auch vorwiegend am Montag mit einem Nachtdienst verplant.

Einflussnahme auf die Bedarfsermittlung

Um einen möglichst langen Beobachtungszeitraum für die Bedarfsermittlung zu erhalten, bietet Alex^®-ZEITGEIST folgende Eingriffsmöglichkeiten an:

1. Berufsgruppen ignorieren (z. B.: Praktikanten, Schüler, externe Mitarbeiter)
2. Mitarbeiter ignorieren (z. B.: Leasingpersonal)
3. Dienste ignorieren (z. B.: Sonderdienstformen für Besprechungen)
4. Mitarbeiter verknüpfen (Neueintritt ersetzt Austritt)
5. Dienste verknüpfen (nach Neuorganisation von Tageszeitmodellen)

In den Stammdaten gibt es eigene "Zeitgeist"-Register mit den entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten.

Mitarbeiter verknüpfen

Um eine größtmögliche Wissensbasis zu erhalten, können Mitarbeiter verknüpft werden. Auf diese Weise ist es möglich, neue Mitarbeiter, die schon mit ausreichender Erfahrung zur Stamm-Mannschaft stoßen, mit qualitativ hochwertigen Diensten verplanen zu lassen (z. B.: Nachtdienste in der Pflege, Kassadienste im Handel).

Dienste verknüpfen

Falls eine Neuorganisation von Dienstmodellen durchgeführt wird, kann mit der Funktion "Dienste verknüpfen" ein bequemer Übergang von 'alter' zu 'neuer' Arbeitszeitgestaltung erfolgen.

Berufsgruppe und Mitarbeiter ignorieren

Wenn Sie eine gesamte Berufsgruppe (z. B.: Schüler, Praktikanten) oder einen einzelnen Mitarbeiter aus der Bedarfsermittlung ausschließen möchten, müssen Sie lediglich die Berufsgruppen- oder Mitarbeiterstammdaten bearbeiten und im Register "Zeitgeist" die Option "Für Zeitgeist ignorieren" auf "JA" setzen:

Dienste ignorieren

Wenn Sie einen Dienst aus der Bedarfsermittlung ausschließen möchten, müssen Sie lediglich die Tageszeitmodell-Stammdaten bearbeiten und im Register "Zeitgeist" die Option "Für Zeitgeist ignorieren" auf "JA" setzen: