"Zeitgeist Vorbereiten" ist die Ermittlung der horizontalen und vertikalen Dienstplanmuster über einen größtmöglichen, maximal 52wöchigen Zeitraum.
Überblick
Um einen Dienstplan erstellen zu können - egal ob 'von Hand' oder 'von der Maschine' - sind als Basiswissen zwei Fragen zu beantworten:
- Wie viel Personalbedarf habe ich pro Tag?
- Wann kann ein Mitarbeiter eingesetzt werden?
Diese Faktoren ermittelt Alex®-ZEITGEIST durch Anklicken der Schaltfläche "ZEITGEIST VORBEREITEN". Dabei wird versucht, ein ganzes Jahr als Wissensbasis zu verwenden.
Wird beispielsweise versucht, einen Plan für den Monat 'Juli' zu erstellen, versucht Alex®-ZEITGEIST bis zum Juli des Vorjahres Basisdaten zu ermitteln. Die Anzahl der Basiswochen, aus denen Alex®-ZEITGEIST den Bedarf generiert, ist von folgenden Faktoren abhängig:
- Anzahl der vorhandenen Dienstpläne der Vergangenheit
- Änderung von Tageszeitmodellen (Diensten)
Das bedeutet, dass Alex®-ZEITGEIST nur solange die Vormonate zur Bedarfsermittlung heranzieht, so lange sich keine Änderungen in den Tageszeitmodellen ergeben. Diese Restriktionen können durch spezielle Maßnahmen umgangen werden (siehe Kapitel Einflussnahme auf die Bedarfsermittlung).
Nach der Bedarfsermittlung "Zeitgeist Vorbereiten" erhalten Sie die Information, wie viele Wochen zur Berechnung verwendet wurden:
Vertikale Dienstplanmuster
Über den verfügbaren Beobachtungszeitraum werden aus den verplanten Diensten pro Tagesart (Status "PLAN", Montag bis Sonntag, Feiertag, ggf. Aufnahmetag) die Dienstplanmuster eingelesen und als "Bedarf" fixiert. Unter der Annahme, dass an allen Tagen der Bedarf gedeckt ist, können sämtliche Varianten an Dienstkombinationen zur Bedarfsdeckung erkannt werden.
Beispiel:
Bedarf von Montag bis Freitag (der Einfachheit halber nur Tagdienstbesetzung):
- 4 x lange Tagdienste "T"
- 0 x kurzer Vormittagsdienst "V"
- 0 x kurzer Nachmittagsdienst "N"
Anstelle eines langen "T" können aber auch ein Vormittagsdienst "V" und ein Nachmittagsdienst "N" verwendet werden. Diese Varianten wurden auch in den Plänen der Vergangenheit verwendet. Alex®-ZEITGEIST erkennt diese Muster und versucht nicht zwangsläufig immer 4 x "T" einzuplanen, sondern möglicherweise auch 3 x "T", 1 x "V" und 1 x "N".
Die Detailinformationen zu dieser "Dienstplanmuster" können eingesehen werden, indem man im Monatsplan mit der rechten Maustaste auf die Registerüberschrift und anschließend auf "Dienstplanmuster" klickt:
Horizontale Dienstplanmuster
Neben der Deckung des Personalbedarfs pro Abteilung wird auch versucht, die Dienstplanmuster der Mitarbeiter weitgehend so einzutragen, wie diese in der Vergangenheit verwendet wurden (z. B.: 3 x Tagdienst, 1 x Nachtdienst). Dies ist jedoch nur sehr schwer abzubilden, da sich ja Monat für Monat die Rahmenbedingungen ändern (unterschiedliche Wochenendanzahl, Feiertage, Abwesenheiten unterschiedlicher Mitarbeiter, sonstige geplante Abwesenheiten, etc.) Es wird daher versucht, einen minimalen Prozentanteil (standardmäßig 40%) der horizontalen Dienstplanmuster abzubilden.
Einflussnahme auf die Bedarfsermittlung
Um einen möglichst langen Beobachtungszeitraum für die Bedarfsermittlung zu erhalten, bietet Alex®-ZEITGEIST folgende Eingriffsmöglichkeiten an:
- Berufsgruppen ignorieren (z. B.: Praktikanten, Schüler, externe Mitarbeiter)
- Mitarbeiter ignorieren (z. B.: Leasingpersonal)
- Dienste ignorieren (z. B.: Sonderdienstformen für Schulungsmaßnahmen, Praxisanleitungen)
- Mitarbeiter verknüpfen (Neueintritt ersetzt Austritt)
- Dienste verknüpfen (nach Neuorganisation von Tageszeitmodellen)
In den Stammdaten gibt es eigene "Zeitgeist"-Register mit den entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten.
Mitarbeiter verknüpfen
Um eine größtmögliche Wissensbasis zu erhalten, können Mitarbeiter verknüpft werden. Auf diese Weise ist es möglich, neue Mitarbeiter, die schon mit ausreichender Erfahrung zur Stamm-Mannschaft stoßen, mit qualitativ hochwertigen Diensten verplanen zu lassen (z. B.: Nachtdienste in der Pflege, Kassadienste im Handel).
Dienste verknüpfen
Falls eine Neuorganisation von Dienstmodellen durchgeführt wird, kann mit der Funktion "Dienste verknüpfen" ein bequemer Übergang von 'alter' zu 'neuer' Arbeitszeitgestaltung erfolgen.
Berufsgruppe, Mitarbeiter, Dienste ignorieren
Wenn Sie eine
- gesamte Berufsgruppe (z. B.: Schüler, Praktikanten) oder
- einen einzelnen Mitarbeiter oder
- einen einzelnen Dienst
aus der Bedarfsermittlung ausschließen möchten, müssen Sie lediglich relevanten Stammdaten bearbeiten und im Register "Zeitgeist" die Option "Für Zeitgeist ignorieren" auf "JA" setzen.
Genauere Informationen zu den unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier
Diskussionen