Um einen Dienstplan erstellen zu können - egal ob 'von Hand' oder 'von der Maschine' - sind als Basiswissen zwei Fragen zu beantworten:
- Wie viel Personalbedarf habe ich pro Tag auf einer Abteilung? (= vertikale Dienstmuster)
- Wann kann ein Mitarbeiter eingesetzt werden? (= horizontale Dienstmuster)
Als Wissensbasis für Alex®-ZEITGEIST dienen eben diese beiden Komponenten:
- der manuell erstellte Personalbedarf einer Abteilung und
- die automatisch generierten horizontalen Dienstmuster jedes einzelnen Mitarbeiters.
Personalbedarf (Vertikale Dienstmuster)
Der tägliche Personalbedarf wird händisch in Alex® erfasst. Dabei müssen anhand der Mindest- oder Optimal-Besetzung folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Dienste,
- werden an welchen Wochentagen,
- wie oft und
- von welcher Berufsgruppe benötigt?
Bsp.: Dienst 1 muss täglich von einer Diplomierten Pflegekraft oder einem Pflegehelfer besetzt werden
Dienst 2 muss täglich von einer Diplomierten Pflegekraft besetzt werden
Dienst 3 leisten nur Pflegehelfer von Montag - Freitag
| Dienste | DGKP | PH | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | FT |
| Dienst 1 | X | X | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Dienst 2 | X | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| Dienst 3 | X | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
Mehr dazu unter Alex Zeitgeist Einstellungsmöglichkeiten
Dienstgewichtung (Horizontale Dienstmuster)
Neben der Deckung des Personalbedarfs pro Abteilung wird auch versucht, die Dienstplanmuster der Mitarbeiter weitgehend so einzutragen, wie diese in der Vergangenheit verwendet wurden (z. B. Montags: 3 x Tagdienst, 1 x Nachtdienst).
Wie ein Mitarbeiter in der Vergangenheit eingeteilt wurde, ermittelt ALEX®-ZEITGEIST durch Anklicken der Schaltfläche "ZEITGEIST VORBEREITEN". Für die daraus resultierenden Informationen verwenden wir den Begriff "Dienstgewichtung".
Bei diesem Vorgang werden standardmäßig 53 Wochen - also 1 ganzes Jahr - als Wissensbasis herangezogen. Wird beispielsweise versucht, einen Plan für den Monat 'Juli' zu erstellen, versucht Alex®-ZEITGEIST bis zum Juli des Vorjahres Dienstgewichtungen zu ermitteln. Die Anzahl der Basiswochen, aus denen ALEX®-ZEITGEIST den Bedarf generiert, ist von folgenden Faktoren abhängig:
- Anzahl der vorhandenen Dienstpläne der Vergangenheit
- Änderung von Tageszeitmodellen (Diensten)
Das bedeutet, dass Alex®-ZEITGEIST nur solange die Vormonate zur Ermittlung der Dienstgewichtung heranzieht, so lange sich keine Änderungen in den Tageszeitmodellen ergeben.
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